公司檔案管理制度

時(shí)間：2024-10-04 00:46:17 管理制度我要投稿

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2021公司檔案管理制度（通用5篇）

　　現(xiàn)如今，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值，其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家收集的2021公司檔案管理制度（通用5篇），供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

2021公司檔案管理制度（通用5篇）

　　公司檔案管理制度1

　　一、目的

　　為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、適用范圍

　　適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

　　三、職責(zé)

　　公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

　　四、原則

　　分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　五、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職證明、各類合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

　　3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

　　六、程序

　　1、新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴(yán)格遵守公司《員工保密管理制度》。

　　2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明等。

　　七、為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入，

　　具體時(shí)限要求如下：

　　1、新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；

　　2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；

　　3、社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。

　　八、人事檔案借/調(diào)閱

　　1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)有效批準(zhǔn)。

　　2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

　　3、部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的'人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4、部門主管級(jí)別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。

　　5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。

　　6、所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。

　　九、人事檔案歸屬

　　1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；檔案分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷毀。

　　公司檔案管理制度2

　　一、制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度

　　二、管理目標(biāo)

　　客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1、收集客戶單位資料

　　2、客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3、客戶裝修工程文件

　　4、客戶遷入時(shí)填具之資料

　　5、客戶資料補(bǔ)充

　　6、客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　7、緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　8、客戶與管理處往來文件

　　9、客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10、客戶維修記錄

　　11、客戶投訴記錄

　　12、客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

　　四、注意事項(xiàng)

　　1、及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的.知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2、協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通;

　　3、做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

　　4、接聽客戶投訴，解決客戶投訴;

　　5、接聽客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

　　公司檔案管理制度3

　　1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。

　　2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工作的科（股）室起草，局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān)，登記編號(hào)后報(bào)局長(zhǎng)或局長(zhǎng)授權(quán)的'主管副局長(zhǎng)簽發(fā)。

　　3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對(duì)后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

　　4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

　　5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(zhǎng)同意，明確印制數(shù)量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理，并做好登記。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。

　　6、收到上級(jí)機(jī)關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報(bào)局長(zhǎng)批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理。

　　7、辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

　　8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

　　9、辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。

　　10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(zhǎng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

　　12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當(dāng)時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)落實(shí)。

　　13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準(zhǔn)確科學(xué)有效。

　　14、嚴(yán)把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(zhǎng)同意，然后由局長(zhǎng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(zhǎng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

　　15、文書要嚴(yán)格執(zhí)行借閱，保密等項(xiàng)規(guī)章制度。

　　16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(zhǎng)簽轉(zhuǎn)。

　　17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎(jiǎng)勵(lì)等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統(tǒng)一管理。

　　18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類卷分類科學(xué)，有利用價(jià)值。

　　公司檔案管理制度4

　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的.檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷

　　員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

　　3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案規(guī)定

　　1、基礎(chǔ)管理

　　1．1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1．2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1．3對(duì)人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁(yè)填寫人事資料的名稱及對(duì)檔案編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。

　　1．4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

　　1．5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

　　1．6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1．9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，員工編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

　　2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2．3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2．4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

　　2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3．2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

　　4．2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

　　4．3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。

　　公司檔案管理制度5

　　一、為規(guī)范檔案管理，保證小貸、擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料（以下簡(jiǎn)稱檔案）的安全完整，維護(hù)公司及客戶的權(quán)益，特制定本細(xì)則。

　　二、檔案的管理是指對(duì)公司已發(fā)生的項(xiàng)目資料、權(quán)屬證明等進(jìn)行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號(hào)歸檔。

　　三、檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺(tái)帳及權(quán)證檔案臺(tái)帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。

　�。ㄒ唬┛蛻魴n案管理由總經(jīng)理制定專人負(fù)責(zé)。

　�。ǘn案管理員對(duì)客戶檔案資料的安全性負(fù)責(zé)。

　　四、檔案的整理與移交

　　（一）業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員（項(xiàng)目經(jīng)理A、B角）為檔案移交人；

　�。ǘ┎宽�(xiàng)目經(jīng)理A角將項(xiàng)目資料按檔案清單（附后）的要求進(jìn)行分類整理，編制好冊(cè)內(nèi)資料清單（具體到每一項(xiàng)內(nèi)容的頁(yè)數(shù)，包含資料中的封面及所有紙張）移交項(xiàng)目經(jīng)理B角，清單一式三份，A、B角各執(zhí)一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認(rèn)。項(xiàng)目經(jīng)理B角根據(jù)清單內(nèi)容對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案及相關(guān)有權(quán)人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項(xiàng)目經(jīng)理B角須列出補(bǔ)充資料清單要求項(xiàng)目經(jīng)理A角補(bǔ)齊；

　�。ㄈ╉�(xiàng)目資料包括四部分：立項(xiàng)審批資料、重要合同或單據(jù)等、項(xiàng)目調(diào)查資料、客戶或企業(yè)資料；（具體內(nèi)容及順序附表）；

　�。ㄋ模I(yè)務(wù)發(fā)生后與客戶所簽署的'合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應(yīng)列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進(jìn)行編碼；

　�。ㄎ澹n案的移交時(shí)限為項(xiàng)目結(jié)束后（一般為貸款發(fā)放后）的五天之內(nèi)，具體為項(xiàng)目經(jīng)理A角三個(gè)工作日內(nèi)移交項(xiàng)目經(jīng)理B角，項(xiàng)目經(jīng)理B角兩個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室，特殊情況說明原因經(jīng)有權(quán)審批人同意后可以酌情延后；

　�。n案管理員在接交檔案時(shí)，按照項(xiàng)目經(jīng)理B角提供的清單一一核對(duì)檔案資料，雙方確認(rèn)無誤，項(xiàng)目經(jīng)理B角、檔案管理員雙方簽字確認(rèn)；

　�。ㄆ撸n案管理員在檔案登記本上按時(shí)登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認(rèn)；

　�。ò耍n案管理員對(duì)接收的檔案統(tǒng)一編號(hào)，并按照檔案號(hào)相應(yīng)給檔案中的合同編號(hào)。

　　五、重要權(quán)證資料的移交

　�。ㄒ唬┲匾獧�(quán)證資料包括：貸款或者擔(dān)�？蛻舻呢�(cái)產(chǎn)權(quán)屬證明原件、保證人的財(cái)產(chǎn)權(quán)屬證明原件、他項(xiàng)權(quán)證原件、動(dòng)產(chǎn)抵押登記通知書、股權(quán)出質(zhì)設(shè)立登記通知書、其他權(quán)屬證明原件；

　　（二）重要的權(quán)證應(yīng)與檔案資料分開移交，重要權(quán)證視同現(xiàn)金管理，相關(guān)權(quán)屬證書在第一時(shí)間移交公司指定的權(quán)證管理人員，A角列出重要權(quán)證移交清單，AB角及檔案員三方在對(duì)清單上所列權(quán)證的名稱、權(quán)證號(hào)、數(shù)量核對(duì)無誤后，單獨(dú)移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認(rèn)；

　�。ㄋ模n案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險(xiǎn)柜單獨(dú)保存；

　�。ㄎ澹┐鏅n的權(quán)證應(yīng)按項(xiàng)目按項(xiàng)目編號(hào)分開保存，且權(quán)證編號(hào)應(yīng)與項(xiàng)目的檔案編號(hào)一致。如檔案號(hào)為20xx鴻借字第001號(hào)檔案對(duì)應(yīng)的權(quán)證檔案編號(hào)也為20xx鴻借字第001號(hào)。

　　六、檔案的借閱

　�。ㄒ唬┕径麻L(zhǎng)、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；

　　（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺(tái)帳；

　�。ㄈn案借閱人必須在《檔案資料出借單》規(guī)定的期限內(nèi)，將所借資料完整歸還檔案管理員；

　�。ㄋ模n案管理員核對(duì)資料完整無誤后將檔案復(fù)位，并登記臺(tái)帳。

　　七、本實(shí)施細(xì)則自頒布之日起執(zhí)行。學(xué)院實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理制度衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度工程檔案管理制度。

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