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怎樣做系統(tǒng)化績(jī)效管理？(2)
下面這些指導(dǎo)原則可以幫助你進(jìn)行績(jī)效反饋溝通：1、創(chuàng)造積極、易于溝通的氛圍。
2、提前數(shù)天安排常規(guī)評(píng)估會(huì)議的議程。
3、讓員工有機(jī)會(huì)準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容。
4、確保給會(huì)議留出足夠的時(shí)間。
5、安排你的日程，避免在會(huì)議中途受到打擾。
6、會(huì)議一開(kāi)始必須先給出正面的反饋。
7、不要一次給予員工過(guò)多反饋。
8、展開(kāi)對(duì)話。傾聽(tīng)員工的想法。
9、表現(xiàn)出同理心。承認(rèn)改進(jìn)不可能一蹴而就，并且會(huì)有一定難度。
開(kāi)辟改進(jìn)之路
在許多組織中，如果員工的整體績(jī)效評(píng)估低于預(yù)期，他就會(huì)被列入績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃名單中。這些計(jì)劃對(duì)員工、企業(yè)都是有利的，應(yīng)當(dāng)隨時(shí)執(zhí)行。計(jì)劃執(zhí)行者會(huì)重點(diǎn)關(guān)注在評(píng)估的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的具體差距或機(jī)會(huì)。當(dāng)員工得到的是評(píng)分表上最差的評(píng)價(jià)時(shí)( 比如說(shuō)“績(jī)效低到無(wú)法接受”)，那么改進(jìn)的時(shí)機(jī)就已經(jīng)錯(cuò)過(guò)了。
績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃要求員工完成三至五個(gè)任務(wù)。每一個(gè)任務(wù)都應(yīng)當(dāng)包括：任務(wù)定義，具體說(shuō)明需要完成的內(nèi)容;行動(dòng)計(jì)劃，說(shuō)明如何完成任務(wù)和如何衡量成果;以及完成任務(wù)的預(yù)期期限。
但員工犯錯(cuò)時(shí)，組織傾向于重點(diǎn)關(guān)注員工犯錯(cuò)的具體環(huán)節(jié)，而不是導(dǎo)致這種問(wèn)題出現(xiàn)的其他因素。這些因素包括：
培訓(xùn)：是否有非常優(yōu)秀、經(jīng)驗(yàn)豐富的員工果斷采取措施并歸納重要信息，從而為新員工進(jìn)行培訓(xùn)?新員工是否太害怕以致不敢問(wèn)問(wèn)題?培訓(xùn)人員是否一邊開(kāi)展培訓(xùn)，一邊為了在最后期限前完成任務(wù)而趕工?換句話說(shuō)，培訓(xùn)的任務(wù)完成了，學(xué)習(xí)的效果卻沒(méi)達(dá)到。
同事和團(tuán)隊(duì)成員：其他人是否履行了其職責(zé)，是否錯(cuò)過(guò)了會(huì)議或忘記完成某些任務(wù)?
客戶：客戶可不是完美無(wú)瑕的。他們是不是也屬于讓員工出錯(cuò)的原因之一?
生活：有沒(méi)有其他因素( 家庭、疾病或?qū)櫸锏? 影響員工專(zhuān)心完成當(dāng)前任務(wù)的能力?
這些變量并不能免除員工未能達(dá)到預(yù)期績(jī)效的責(zé)任。它們影響的是管理者處理績(jī)效問(wèn)題的方式，在讓員工承擔(dān)全部責(zé)任前必須考慮到這些因素。在分析未達(dá)標(biāo)的績(jī)效時(shí)，管理者應(yīng)當(dāng)問(wèn)這樣幾個(gè)問(wèn)題：
n 工作任務(wù)的分配是否清晰?
n 員工需要我時(shí)，我是否到場(chǎng)處理了?
n 我是不是在考慮過(guò)員工工作負(fù)荷后，合理制定了最后期限?
n 員工需要我給予哪些幫助，才能成功完成工作任務(wù)?
n 員工是否擁有完成任務(wù)的必要資源?
n 員工是否接受過(guò)充分的培訓(xùn)以完成我分配給他的任務(wù)?
n 員工達(dá)成績(jī)效的能力是否有賴于其他員工、部門(mén)或供應(yīng)商?
n 在當(dāng)前情況下，顧客或客戶的預(yù)期是否合理?
n 是否存在不太明顯的潛在誘因?qū)е聠T工無(wú)法達(dá)到預(yù)期的績(jī)效?
n 這個(gè)績(jī)效問(wèn)題的具體情況是怎樣的?
n 我是否建立了可行的流程來(lái)追蹤員工完成工作任務(wù)的過(guò)程?
n 當(dāng)員工需要我的幫助或意見(jiàn)時(shí)，我是否能站在鼓勵(lì)的角度助他們一臂之力，從而支持這一流程?
n 過(guò)去我是怎么處理其他員工與此類(lèi)似的績(jī)效問(wèn)題的?
n 我處理這一情況的方式是不是為了給該員工開(kāi)創(chuàng)未來(lái)的成功機(jī)會(huì)?
n 改進(jìn)之路并非只適用于績(jī)效處于標(biāo)準(zhǔn)之下的員工�？�(jī)效改進(jìn)或強(qiáng)化措施能用來(lái)幫助員工從達(dá)成預(yù)期績(jī)效目標(biāo)變?yōu)槌鲱A(yù)期。管理者也能利用這些工具讓有潛質(zhì)的員工承擔(dān)更大的職責(zé)，并鼓勵(lì)員工挑戰(zhàn)更高難度的任務(wù)或面對(duì)更多挑戰(zhàn)。
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